Tome Nota

Recibos – Obrigatoriedade da sua emissão


Escrevemos, há já alguns anos, um Tome Nota sobre este mesmo tema, tendo esse Tome Nota sido utilizado por muitos Colegas para suportar os pedidos que fizeram aos empresários, para que estes exigissem os recibos relativos aos pagamentos por eles efectuados, nomeadamente a fornecedores, quer a dinheiro, quer através de cheque, ou por transferência bancária.

Como entretanto não só se manteve, como se alargou, o universo das entidades, que se escusam à emissão de recibos de quitação, com a argumentação de que a mesma não é obrigatória, aumentaram as solicitações dos Colegas para que elaborássemos um novo trabalho, que lhes serviria de suporte para sensibilizar os empresários da necessidade da exigência de emissão dos recibos por parte dos beneficiários dos respectivos pagamentos.

É, pois, para corresponder a essas solicitações, que elaboramos o presente Tome Nota.

Embora estejamos convictos de que o que vamos explanar é já por todos conhecido, entendemos que poderá ser útil historiar um pouco como se desenvolveu esta situação.

A redacção dos artigos 140.º e 141.º da Tabela Geral do Imposto do Selo, anteriormente à data da entrada em vigor do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado, estabeleciam, respectivamente, que estavam sujeitos à incidência do imposto do selo os “Recibos de valor desconhecido ou quitação geral sem designação de valor, mesmo que fosse recíproca entre duas ou mais pessoas” e os “Recibos, quitações ou quaisquer outros documentos comprovativos do pagamento de transacções ou serviços prestados e, bem assim, os que de algum modo envolvessem desobrigações de dinheiro, valores ou objectos”.

Porém, a alínea d) do n.º 2 do artigo 2.º - Revogação e abolição de impostos, do Decreto-Lei n.º 394-B/84, de 26 de Dezembro, diploma este que aprovou o Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado, aboliu, a partir da data da entrada em vigor do mesmo Código (1 de Janeiro de 1986), entre outros artigos da Tabela Geral do Imposto do Selo (TGIS), os artigos 140.º e 141.º, desde que, nestes dois últimos casos, os documentos aí referidos comprovassem o pagamento de operações sujeitas a imposto sobre o valor acrescentado, ainda que dele isentas.

Como se verifica, pela leitura das disposições acima transcritas, não foram os recibos a ser abolidos mas sim a sua tributação em imposto do selo.

No entanto, inúmeras empresas, com a agravante de a maioria delas serem grandes empresas, o que transmitia um certo ar de “seriedade”, aproveitaram a abolição destes artigos 140.º e 141.º da TGIS para emitir cartas circulares para os seus clientes, as quais, embora com algumas pequenas diferenças, referiam, de um modo genérico, o seguinte: “Considerando que o Regulamento do Imposto do Selo e o Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado não estabelecem a obrigatoriedade da emissão de recibos à generalidade dos contribuintes, uma vez que a maior parte das transacções é geralmente suportada por facturas ou documentos equivalentes, nos termos do disposto no artigo 28.º [actual artigo 29.º] do CIVA, e também porque a grande maioria das formas de pagamento utilizadas disponibilizam documentos comprovativos dos valores entregues, nomeadamente os casos de cheques, e transferências bancárias, deixaremos de proceder ao envio generalizado de recibos respeitantes aos vossos pagamentos das nossas facturas.”

É certo que a própria Administração Fiscal, involuntária ou voluntariamente, também tem vindo a colaborar no “desprestígio” da figura do recibo, elegendo a factura como documento principal e prevalecente nas relações entre os contribuintes e o Fisco, actuação esta que atingiu o auge com a publicação do Decreto-Lei n.º 197/2012, de 24 de Agosto, e a emissão dos Ofícios Circulados n.ºs 30136, de 19 de Novembro de 2012, e 30141, de 4 de Janeiro de 2013.

Saliente-se que o ponto 2.1 do Ofício Circulado n.º 30136 refere que a alínea b) do n.º 1 do artigo 29.º do CIVA é alterada, passando a determinar a obrigação de emissão de factura para todas as transmissões de bens ou prestações de serviços, incluindo os pagamentos antecipados, independentemente da qualidade do adquirente ou do destinatário dos mesmos, ainda que estes não a solicitem.

Atente-se, também, à redacção do n.º 3 deste mesmo Ofício Circular: “Passa a constar, de forma expressa, no n.º 19 aditado ao artigo 29.º do Código, a interdição da emissão e entrega de documentos de natureza diferente da factura, para titular as operações tributáveis.”

Mas, para mal dos nossos pecados, a Administração Fiscal (ou Tributária, como agora nos é imposto) é pródiga em surpresas, veja-se o teor da parte I. «Obrigação de emissão e de comunicação de recibo», do Ofício-Circulado n.º 30.154, de 30 de Outubro de 2013, relativo ao Regime de IVA de Caixa, no que concerne ao seu ponto 1. «Pelos sujeitos passivos abrangidos pelo regime»: De acordo com o disposto no n.º 2 do artigo 6.º do regime de IVA de caixa, é obrigatória a emissão de recibo no momento do pagamento total ou parcial da factura, ainda que esse pagamento preceda a realização das operações tributáveis. Assim, os sujeitos passivos que optem pelo regime apenas devem emitir e comunicar o respectivo recibo nos termos do referido artigo 6.º quando estejam em causa pagamentos referentes a operações abrangidas pelo regime e cujos adquirentes sejam igualmente sujeitos passivos de imposto.

Como diria o saudoso Fernando Pessa, “E esta, hein?” .

Devemos, porém, reconhecer que por vezes a Administração Fiscal demonstra subscrever o que, na nossa óptica, são medidas correctas, como se pode observar no teor da seguinte doutrina:

Atente-se ao teor dos n.ºs 3 a 6 da Informação Vinculativa, com Despacho de 24 de Novembro de 2006, relativa ao Processo n.º F061 2006150, subordinada ao assunto “Facturas - Documentos de quitação”.

«3. A questão objectivamente colocada prende-se com o documento de pagamento/quitação e não com o documento que suporta a operação, a não ser que o recibo seja o único documento, processado para aquela operação, não existe formalismo especial do ponto de vista fiscal.

4. São relevantes nesta matéria, nomeadamente o art.º 787.º do Código Civil e os art.ºs 40.º e 476.º do Código Comercial. O art.º 787.º do Código Civil, refere que:

1 - “Quem cumpre a obrigação tem o direito de exigir quitação daquele a quem a prestação é feita, devendo a quitação constar de documento autêntico ou autenticado ou ser provida de reconhecimento notarial, se aquele que cumpriu tiver nisso interesse legítimo.

2 - O autor do cumprimento pode recusar a prestação enquanto a quitação não for dada, assim como pode exigir a quitação depois do cumprimento".

5. Nos termos da citada disposição infere-se que o dever de dar quitação daquilo que se recebe apenas é obrigatório quando aquele que paga exige o respectivo recibo de quitação.

6. Por outro lado, de acordo com o disposto no art.º 476.º do Código Comercial "o vendedor não pode recusar ao comprador a factura das coisas vendidas e entregues, com o recibo do preço ou parte do preço que houver reembolsado".»

Um pormenor que não pode deixar de ser tido em atenção é a exigência constante do n.º 4 do artigo 115.º do Código do IRS, “As pessoas que paguem rendimentos previstos no artigo 3.º são obrigadas a exigir os respectivos recibos ou facturas”, que embora apenas seja aplicável às aquisições de bens e, ou, serviços efectuadas a sujeitos passivos que sejam Pessoas Singulares, o número 2 do artigo 132.º do Código do IRC vem estipular que o disposto no n.º 4 do art.º 115.º do Código do IRS é aplicável com as necessárias adaptações aos rendimentos sujeitos a IRC.

Permitimo-nos abrir aqui um pequeno parêntesis para, a propósito do teor do n.º 4 do artigo 115.º do CIRS acima explicitado, proceder à transcrição da seguinte doutrina:

Informação Vinculativa – Ficha Doutrinária

Diploma: Código do IRS
Artigo: 3.º, n.º 6, 98.º e 101.º
Assunto: Prestações de Serviços - Sujeição a IRS dos rendimentos e Retenção na fonte
Processo: 993/12, com despacho concordante, datado de 2012-03-08 do Director-Geral

Conteúdo:

1. Nos termos do disposto na alínea b) do n.º 1 do artigo 3.º do Código do IRS (CIRS), são considerados rendimentos profissionais (rendimentos da categoria B) os auferidos no exercício, por conta própria, de qualquer actividade de prestação de serviços, incluindo as de carácter científico, artístico ou técnico.

2. Os rendimentos da categoria B ficam sujeitos a tributação desde o momento em que para efeitos de IVA seja obrigatória a emissão de factura ou documento equivalente ou, não sendo obrigatória a sua emissão, desde o momento do pagamento ou colocação à disposição dos respectivos titulares, sem prejuízo da aplicação do disposto no artigo 18.º do Código do IRC sempre que o rendimento seja determinado com base na contabilidade (cf. n.º 6 do artigo 3.º do CIRS).

3. Nos termos do disposto no artigo 115.º do CIRS, os titulares dos rendimentos da categoria B são obrigados: a) a passar recibo, em modelo oficial (vide, Portaria n.º 879-A/2010, de 29 de novembro, que aprovou os modelos oficiais do recibo designado de recibo verde electrónico), de todas as importâncias recebidas dos seus clientes, pelas prestações de serviços referidas na alínea b) do n.º 1 do artigo 3.º, ainda que a título de provisão, adiantamento ou reembolso de despesas, bem como dos rendimentos indicados na alínea c) do n.º 1 do mesmo artigo; ou b) a emitir factura ou documento equivalente por cada transmissão de bens, prestação de serviços ou outras operações efectuadas, e a emitir documento de quitação de todas as importâncias recebidas.

4. Desta forma, de acordo com o previsto no artigo 115.º do CIRS, os titulares dos rendimentos desta categoria podem optar pela emissão de factura e correspondente recibo de quitação em alternativa à emissão do recibo em modelo oficial, decorrendo do n.º 6 do artigo 3.º do CIRS que o momento da sujeição a tributação em IRS dos rendimentos desta categoria é distinto, consoante haja ou não a obrigação de emissão de factura ou documento equivalente por parte do titular dos rendimentos.

*

Vejamos, agora, os normativos que entendemos imporem a obrigatoriedade da emissão dos recibos pelas pessoas ou entidades beneficiárias dos respectivos pagamentos.

O artigo 373.º - Assinatura, do Código Civil (CC), refere que “Os documentos particulares devem ser assinados pelo seu autor, ou por outrem a seu rogo, se o rogante não souber ou não puder assinar”.

Por sua vez, o artigo 787º - Direito à quitação, também ele do CC, estipula:

“Quem cumpre a obrigação tem o direito de exigir quitação daquele a quem a prestação é feita, devendo a quitação constar de documento autêntico ou autenticado ou ser provida de reconhecimento notarial, se aquele que cumpriu tiver nisso interesse legítimo.

O autor do cumprimento pode recusar a prestação enquanto a quitação não for dada, assim como pode exigir a quitação depois do cumprimento”.

Atente-se, também, ao que preconiza o artigo 476.º - Entrega da factura e do recibo, do Código Comercial:

“O vendedor não pode recusar ao comprador a factura das cousas vendidas e entregues, com o recibo do preço ou da parte de preço que houver embolsado”.

Outro articulado que não pode deixar de ser tido em consideração na análise da obrigatoriedade da existência dos recibos de quitação como documentos imprescindíveis para suporte dos lançamentos contabilísticos é a alínea a) do n.º 2 do artigo 123.º - Obrigações contabilísticas das empresas, do Código do IRC:

“2 - Na execução da contabilidade deve observar-se em especial o seguinte:


a) Todos os lançamentos devem estar apoiados em documentos justificativos, datados e susceptíveis de serem apresentados sempre que necessário”.

Também a Comissão Executiva da Comissão de Normalização Contabilística (CNC), há alguns anos atrás, em resposta a uma questão que lhe foi apresentada acerca da possibilidade de deixarem de ser emitidos recibos, pois de acordo com o artigo 28.º, actualmente artigo 29.º, do CIVA, que estipula que as transacções comerciais devem ser suportadas por facturas ou documentos equivalentes e por o regulamento do Imposto do Selo não estabelecer a obrigatoriedade da emissão do recibo, respondeu do seguinte modo:

“Por imperativos de organização contabilística e de controlo interno, esta Comissão entende que todos os registos contabilísticos devem estar suportados por documentos comprovativos de cada operação.

Este entendimento é aplicável à exigência de recibo de quitação das importâncias pagas, em conformidade com o disposto no artigo 476.º do Código Comercial, bem como no n.º 3 do artigo 98.º [actual n.º 2 do artigo 123.º] do Código do IRC, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 442-B/88, de 30 de Novembro.”

Como se verifica por esta resposta da CNC, os recibos são essenciais para que as empresas exerçam um eficaz controlo interno das operações.

Permitimo-nos referir que se já hoje em dia as conciliações de contas correntes de terceiros são, por vezes, autênticos quebra cabeças, o que seria se deixassem de existir recibos? Bem, se calhar passavam a estar todas certas ...

Retomando a explanação, entendemos que não podemos deixar de solicitar a especial atenção dos Prezados Colegas para a redacção do artigo 123.º - Violação do dever de emitir ou exigir recibos ou facturas, do Regime Geral das Infracções Tributárias (RGIT):

1 - A não passagem de recibos ou facturas ou a sua emissão fora dos prazos legais, nos casos em que a lei o exija, é punível com coima de € 150 a € 3750.

2 - A não exigência, nos termos da lei, de passagem ou emissão de facturas ou recibos, ou a sua não conservação pelo período de tempo nela previsto, é punível com coima de € 75 a € 2000.

Finalizamos com a transcrição de jurisprudência que, no nosso modesto entendimento, resume, de um modo extremamente claro, a imperiosidade da existência de recibos de quitação relativos às importâncias pagas.

“Acórdão do Tribunal Central Administrativo, de 14.12.99

Contabilidade organizada – CIRC – Contabilidade – Meios de prova – Força probatória da contabilidade – Escrituração comercial – Documentos da escrita – Documentos de suporte contabilístico

Todo o lançamento contabilístico tem por base um documento de suporte que constitui o respectivo fundamento e na falta do qual o facto não é admitido a registo. A escrituração comercial constitui meio de prova em caso de litígio (art.º 44.º C.Com.) pelo que os registos não devem apresentar-se desfalcados de suporte documental nem devem apresentar irregularidades (Recurso n.º 2467/99).”

Esperamos que a transcrição dos diversos articulados, e doutrina, sejam suficientes para demonstrar que a emissão de recibos é não só obrigatória como imprescindível no dia a dia das empresas.

Estamos cientes de que este trabalho pecará, certamente, de falhas pelo que solicitamos aos Prezados Colegas o favor de nos fazer chegar as críticas que o mesmo merece.

João Colaço